Een Nederlands btw-nummer is een vaste reeks van letters en cijfers, en de opbouw verschilt afhankelijk van je rechtsvorm. Voor de meeste ondernemers geldt dat je twee nummers ontvangt: een btw-identificatienummer (btw-id) voor op facturen, en een omzetbelastingnummer voor contact met de Belastingdienst. Hoe een btw-nummer eruitziet, lees je hieronder stap voor stap.
De twee nummers die je ontvangt
Als ondernemer krijg je van de Belastingdienst twee aparte nummers voor de btw. Deze hebben elk een eigen doel en een eigen opbouw.
Het btw-id gebruik je op je facturen, je website en in zakelijke correspondentie met klanten. Het omzetbelastingnummer, ook wel ob-nummer genoemd, gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst zelf, bijvoorbeeld in brieven of als je de BelastingTelefoon belt.
Hoe ziet een btw-nummer eruit voor eenmanszaken?
Voor eenmanszaken heeft het btw-id een vaste opbouw. Het begint met de landcode NL, gevolgd door 9 cijfers, dan de letter B, en tot slot 2 cijfers. Een voorbeeld ziet er zo uit: NL123456789B01.
Vroeger was het BSN van de ondernemer verwerkt in dit nummer. Dat is niet meer het geval. Sinds een aanpassing in de wetgeving bevat het btw-id van eenmanszaken geen burgerservicenummer meer. Zo wordt je privacygevoelige informatie beter beschermd.
Het omzetbelastingnummer voor eenmanszaken bestaat uit 9 cijfers gevolgd door een combinatie met letters. Dit nummer staat op de brief die je van de Belastingdienst ontvangt en zet je niet op facturen.
En voor bv’s, vof’s en andere rechtspersonen?
Bij rechtspersonen zoals een bv of een vof is de opbouw van het btw-id vergelijkbaar: NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers. De 9 cijfers in het midden zijn in dit geval gebaseerd op het RSIN, het Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer. Dit nummer krijg je via de Kamer van Koophandel als je je bedrijf inschrijft.
Waar staat je btw-nummer op?
Je btw-id ontvang je per brief van de Belastingdienst nadat je je hebt ingeschreven bij de KVK en de Belastingdienst je heeft geregistreerd als btw-ondernemer. Kwijt of niet ontvangen? Dan kun je het opvragen bij de Belastingdienst of terugvinden in je administratie, op eerdere facturen of via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Je bent verplicht het btw-id te vermelden op je facturen. Op je website hoeft het niet altijd, maar zodra je diensten of producten aanbiedt aan zakelijke klanten binnen de EU, is het verstandig het zichtbaar te plaatsen.
Zo controleer je of een btw-nummer klopt
Wil je controleren of een btw-nummer van een leverancier of klant geldig is? Dat kan via het VIES-systeem, de online controleomgeving van de Europese Unie. Je vult het nummer in en het systeem geeft aan of het nummer actief is en bij welk land het hoort. Dit is handig als je zaken doet met bedrijven in andere EU-landen.
Wanneer gebruik je welk nummer?
- Btw-id (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers): op facturen aan klanten, op je website en in correspondentie met zakelijke partners.
- Omzetbelastingnummer (ob-nummer): alleen in contact met de Belastingdienst, zoals bij het indienen van je btw-aangifte of in brieven.
- VIES-controle: gebruik dit als je wilt nagaan of het btw-nummer van een buitenlandse zakelijke partner geldig is.
- BSN: dit hoort niet in je btw-id en mag je nooit op facturen zetten.
Klopt jouw nummer niet of heb je er nog geen?
Heb je je ingeschreven bij de KVK maar nog geen btw-id ontvangen? Neem dan contact op met de Belastingdienst. Zij sturen het nummer na registratie automatisch toe. Ondernemers die zijn vrijgesteld van btw, zoals bepaalde zorgverleners of kleine ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling, hoeven het btw-id niet op facturen te vermelden. Controleer altijd of jouw situatie hieronder valt.
Een btw-nummer is in de praktijk snel te herkennen: het begint altijd met NL, bevat een vaste volgorde van cijfers en letters, en eindigt op twee cijfers na de B. Zodra je weet hoe de opbouw werkt, zie je in één oogopslag of een nummer de juiste structuur heeft.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een btw-id en een omzetbelastingnummer?
Het btw-id gebruik je op je facturen en in contact met zakelijke klanten. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst, zoals bij je aangifte of in brieven. Beide nummers ontvang je van de Belastingdienst, maar ze hebben een verschillende toepassing.
Staat mijn BSN nog in mijn btw-nummer?
Nee, je BSN zit niet meer verwerkt in je btw-id. Dit is gewijzigd om je privacy te beschermen. Je btw-id bevat wel een reeks van 9 cijfers, maar die zijn niet hetzelfde als je burgerservicenummer.
Hoe kan ik controleren of een btw-nummer van een ander bedrijf geldig is?
Je kunt een btw-nummer van een ander bedrijf controleren via het VIES-systeem van de Europese Unie. Je voert het nummer in en het systeem toont of het nummer actief is. Dit werkt voor alle btw-nummers binnen de EU.
Moet ik mijn btw-id op mijn website zetten?
Je bent niet altijd verplicht je btw-id op je website te vermelden, maar als je zakelijke klanten hebt binnen de EU is het verstandig en in sommige gevallen vereist. Op facturen ben je in elk geval verplicht het btw-id te vermelden.