Kosten eigen aan de werkgever zijn uitgaven die iemand doet voor zijn baas en die je mag terugvragen. Stel je helpt op je werk en moet even iets kopen voor je werkgever, dan zijn die kosten geen loon. Je hoeft er dus geen belasting over te betalen. Veel mensen kennen deze regel niet goed, terwijl het voor werknemers en werkgevers veel geld kan schelen.
Dit zijn kosten eigen aan de werkgever
Er zijn veel situaties waarin je namens de baas kosten moet maken. Denk aan een lunch tijdens een klantbezoek, reiskosten voor een dienstreis of kantoorartikelen die je zelf voorschiet voor het werk. Soms neem je zelf de auto en tank je, of betaal je de parkeerplaats bij een afspraak. Ook kleine dingen, zoals het kopen van koffie voor op de zaak, horen erbij. Alles wat niet voor eigen gebruik is en waarvoor je een bewijs (zoals een bonnetje) hebt, kan vaak terugbetaald worden. Het blijft wel belangrijk dat het geld echt voor het werk nodig was.
Het verschil met loon en onkostenvergoedingen
Sommige mensen denken dat elke vergoeding van de baas salaris is. Dat is niet waar. Kosten eigen aan de werkgever zijn anders dan extra loon. Over je salaris betaal je belasting en soms sociale bijdragen. Een vergoeding voor echte werkuitgaven telt niet als inkomen. Dat betekent dat je hierover geen belasting hoeft te betalen. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld vaste maandelijkse onkostenvergoedingen. Die vergoedingen zijn soms maar deels onbelast, afhankelijk van het soort kosten. Het fijne aan terugbetaling van uitgaven ‘eigen aan de werkgever’ is dat je precies krijgt wat je hebt uitgegeven en niets verliest door belastingen.
Hoe werkt het in de praktijk?
In de meeste bedrijven zijn er duidelijke regels voor het terugvragen van gemaakte kosten. Je levert de bonnetjes in bij de administratie of je vult een online formulier in. Daarna controleert iemand of alles klopt. Vaak wordt het geld dan samen met je salaris uitbetaald. Het is belangrijk alle bonnetjes en bewijzen goed te bewaren. De werkgever moet kunnen laten zien waar het geld naartoe ging. Belastingdiensten controleren hier soms op. Wie geen bewijs kan leveren, loopt het risico dat het bedrag wel als loon wordt gezien, en dat kost meer geld.
Voorbeelden van veel voorkomende terugbetalingen
- Een medewerker reist met de trein naar een andere stad voor het werk en bewaart het kaartje. De kosten worden door het bedrijf terugbetaald.
- Een ander koopt snel in de winkel een pak papier voor de printer en overhandigt de kassabon. De werkgever betaalt het bedrag volledig terug.
- Of stel dat je voor een klantlunch voorschiet en netjes op de rekening de namen en reden noteert. Ook dan hoort de hele rekening terug te komen zonder extra belasting.
- Zelfs bij kleine dingen, zoals het verzenden van een pakketje voor het bedrijf, kun je deze volgens de regels vergoed krijgen.
Waarom deze regeling gunstig is
Deze regeling is handig voor zowel bedrijven als personeel. Werknemers krijgen geen last met extra belastingen over uitgaven die ze niet voor zichzelf deden. Werkgevers hoeven minder administratie te doen als een werknemer geld heeft voorgeschoten. Ook blijven de kosten overzichtelijk. Alles wat wordt terugbetaald als kosten eigen aan de werkgever, maakt het verschil tussen privé-uitgaven en zakelijke uitgaven duidelijk. Zo voorkomt de regeling discussie of onduidelijkheid over geld. Iedereen weet waar hij aan toe is.
Veelgestelde vragen over kosten eigen aan de werkgever
- Wat zijn kosten eigen aan de werkgever precies? Kosten eigen aan de werkgever zijn uitgaven die een werknemer of bedrijfsleider doet in opdracht of voor het nut van het bedrijf. De kosten zijn alleen bedoeld voor het werk, niet voor privégebruik.
- Krijg ik altijd mijn uitgaven terug als deze voor mijn werkgever zijn? Alleen uitgaven die noodzakelijk zijn voor het werk en waar je bewijs (zoals een bon of factuur) van hebt, kun je terugvragen. De werkgever beslist uiteindelijk welke kosten vergoed worden.
- Is een terugbetaling altijd belastingvrij? Als het echt gaat om kosten eigen aan de werkgever en deze zijn eerlijk aangetoond, is de terugbetaling meestal belastingvrij. De belastingdienst kan vragen om bonnetjes als bewijs.
- Valt een vaste maandelijkse vergoeding ook hieronder? Een vaste vergoeding valt niet altijd onder deze regeling. Alleen het bedrag dat exact overeenkomt met de gemaakte werkuitgaven blijft belastingvrij. Meer geld krijgen dan je hebt uitgegeven telt wél als inkomen.
- Wat gebeurt er als ik geen bonnetje heb van mijn aankoop? Zonder bewijs kan je werkgever besluiten de kosten niet te vergoeden. Bij controles kan het bedrag ook als loon worden gezien, waarover belastingen betaald moeten worden.